Dotaz:
Jsme správcovská společnost. Musíme při ukončení spolupráce s SVJ a řádným předání:
1. archivovat dokumentaci, pokud ano, jak dlouho a dle jakého zákona, nařízení?
2. archivovat předávací protokol, který by potvrzoval předání dokumentace, pokud ano, jak dlouho a dle jakého zákona, nařízení?
3. může být případná archivace pouze elektronicky?
Odpověď:
Zde si dovolím zodpovědět první dva dotazy společně. Délka povinné doby archivace se různí podle druhu archivovaného dokumentu, např. v případě účetních dokladů se minimální doba pro uschovávání dokladů značně liší. Účetní závěrky a zprávy o hospodaření je nutné archivovat minimálně 10 let. Naproti tomu mzdové listy a evidenční listy důchodového pojištění je nutné archivovat 30 let. V případě dokumentace společenství vlastníků, tedy především zápisů ze zasedání shromáždění, je nutné tuto dokumentaci uchovávat po celou dobu existence společenství vlastníků a dále 10 let od jeho zániku, a to podle ustanovení § 158a zákona č. 89/2012 Sb., občanského zákoníku, ve znění pozdějších předpisů. Předpokládám ovšem, že všechny tyto listiny – originály listin byly SVJ předány. Jednoznačně bych proto doporučila archivovat předávací protokol, a to po shodnou dobu jako ta nejdéle archivovaná listina z předávaných. Dále bych při úvahách o archivaci a s tím související skartaci zvážila i…
