Dotaz:
Prosím o informaci jak dlouho musí archivovat SVJ vyúčtování zálohových služeb jednotlivých vlastníků? Je to stejně 5 let jako účetní doklady?
Odpověď:
Na úvod si dovolím k archivaci dokumentů obecně uvést, že délka povinné doby archivace se liší podle druhu archivovaného dokumentu, teprve pokud povinné doby archivace uplynou, může SVJ provést jejich zničení, resp. skartaci. Skartace by měla být provedena v souladu s postupy obsaženými v zákoně č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě, ve znění pozdějších předpisů. Dle tohoto zákona mají některé právnické osoby povinnost před skartací umožnit příslušnému archivu i tzv. výběr archiválií. I když zákon tuto povinnost stanoví především veřejnoprávním subjektům a podnikatelům zapsaným v obchodním rejstříku, z důvodu právní jistoty je vhodné, aby i SVJ v praxi postupovalo podle uvedeného zákona.
V případě listin obsahujících vyúčtování služeb spojených s bydlením by při zvažování o délce archivace a možnosti skartace měl být vyhodnocen účel, ke kterému jsou tyto dokumenty uchovávány. Pro případ soukromoprávních sporů (soudní řízení) je vhodné počítat s promlčením. Obecná promlčecí lhůta je sice stanovena jako tříletá, nicméně stranami může být tato lhůta prodloužena. Dalším zásadním…
