Input:

Zpracování osobních údajů při rozúčtování nákladů na teplo

17.11.2018, , Zdroj: Verlag Dashöfer

8.3
Zpracování osobních údajů při rozúčtování nákladů na teplo

Mgr. Adriana Kvítková

Případ z praxe: Správce zpracovává při vyúčtování služeb také náklady na teplo. Rozúčtování na jednotlivé vlastníky dle odečtů provádí jiná firma “A“, které správce zašle seznam vlastníků (tedy jejich osobní údaje), firma provede odečty a následně rozúčtuje náklady. Tato firma A je k zpracování údajů pověřena firmou “B“, s níž má správce uzavřenou smlouvu. Do firmy B se ale osobní údaje klientů nikdy nedostanou. Zpracovává je pouze firma A. Otázkou je, s kým má správce jako zpracovatel, který zapojuje do zpracování dalšího zpracovatele (k čemuž má obecné povolení) uzavřít smlouvu o zpracování osobních údajů?

V popsané situaci by dle našeho názoru měl zpracovatel (správce bytových domů) uzavřít tzv. subzpracovatelskou smlouvu se společností „B”, tedy se společností, která na základě smlouvy se správcem bytových domů poskytuje tomuto správci sjednané služby. Společnost „B” ovšem dle popisu využívá dalšího subzpracovatele, který přímo pracuje s osobními údaj subjektů údajů, a to společnost „A”. Tato situace je případem tzv. řetězení zpracovatelů, které musí splňovat podmínky stanovené zejména v čl. 28 nařízení Evropského Parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016, o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů), (dále jen „GDPR”).

V případě, že zpracovatel osobních údajů disponuje obecným písemným povolením správce osobních údajů k zapojení dalšího zpracovatele do zpracování osobních údajů, zpracovatel musí správce informovat o veškerých zamýšlených změnách týkajících se přijetí dalších zpracovatelů nebo jejich nahrazení, a